УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина»

от 29.12.2019г. № 84 а/п

_____________Л.Н. Белякова

ПОЛОЖЕНИЕ о работе с пожертвованиями (дарами) в библиотечный фонд Муниципального казенного учреждения культуры «Центральная городская детская библиотека имени Александра Сергеевича Пушкина»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о работе с пожертвованиями (дарами) (далее-Положение) определяет основные организационно-технологические процессы приема и учета документов, поступивших в виде пожертвования/даров от частных лиц или организаций в Муниципальное казенное учреждение культуры «Центральная городская детская библиотека имени Александра Сергеевича Пушкина» (далее - МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина»).

1.2. МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» в данной работе руководствуется действующим законодательством по вопросам формирования фондов библиотек, Уставом МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина», Положением о библиотечном фонде МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина», настоящим Положением, локальными актами и приказами директора МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

1.2. В настоящем Положении используются следующие понятия, применительно к библиотеке:

• Библиотечный фонд – упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю библиотеки, предназначенная для использования и хранения.

• Комплектование библиотечного фонда - совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки.

• Документ - материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка и т.п.) с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.п.

• Издание – документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, полученный печатанием или тиснением, самостоятельно оформленный полиграфически, имеющий выходные данные.

• Жертвователь – даритель – частное лицо (группа лиц), учреждение или организация, безвозмездно (бесплатно) передающие в библиотеку печатные издания или документы иной формы на любом носителе информации, составляющие предмет комплектования библиотеки.

• Дарение - безвозмездная (бесплатная) передача документов библиотеке частным лицом (группой лиц), учреждением или организацией периодически, эпизодически, либо однократно в соответствии с определенными условиями.

• Пожертвование – добровольное дарение документов в библиотечный фонд в общеполезных целях (ст.582 ГК РФ).

1.3. МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» имеет право принимать документы в качестве пожертвования/даров от физических или юридических лиц периодически, эпизодически или однократно с целью использования их в соответствии с уставной деятельностью МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» для пополнения библиотечного фонда.

1.4. МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» в целях предотвращения конфликтов и сохранения имиджа учреждения, обязуется ознакомить жертвователей (особенно частных лиц) с настоящим Положением заранее, до принятия пожертвования.

2. Условия приема пожертвований/даров в библиотечный фонд

2.1. Пожертвования являются одним из источников комплектования библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

2.2. Пожертвования МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» могут быть в виде:

- печатных изданий;

- документов на других носителях информации, имеющих реквизиты для их идентификации и составляющие предмет комплектования МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

2.3. Если дар передает в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» пользователь, не достигший совершеннолетия, он в обязательном порядке должен быть подтвержден согласием его родителей/законных представителей.

2.4. Основные критерии отбора для включения подаренных документов в библиотечный фонд:

• соответствие документа профилю комплектования библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина»;

• отнесение документа к краеведческим изданиям;

• высокая научная, историко-культурная, информационная, библиографическая, художественная ценность документа;

• прогнозируемый спрос на документ;

• год издания документа. Документы должны быть изданы в течение последних десяти лет;

• документы должны иметь маркировку не старше 16+;

• документы должны соответствовать санитарным нормам, иметь аккуратный вид;

• наличие автографов известных деятелей науки, культуры и искусства; документы с такими автографами принимаются независимо от наличия других экземпляров данного издания в библиотечном фонде.

2.5. В первую очередь документы проверяются на отсутствие в Федеральном списке экстремистских материалов по адресу: http://minjust.ru/ru/extremistmaterials.

В библиотечный фонд МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» не принимаются:

• экстремистские материалы, призывающие к осуществлению экстремистской деятельности, либо обосновывающие или оправдывающие необходимость осуществления такой деятельности;

• запрещенные к распространению в установленном законодательном порядке;

• направленные на пропаганду национальной и религиозной розни, расовой нетерпимости, антиобщественного поведения и других негативных явлений.

По содержанию не принимаются:

• документы, имеющие выраженную идеологическую и агитационную направленность, несовместимую с общечеловеческими ценностями;

• документы, имеющие низкий уровень информационной и художественной ценности;

• документы, устаревшие по содержанию;

• документы, имеющиеся в библиотечном фонде в достаточном количестве экземпляров;

• рекламные издания;

• подшивки популярных периодических изданий;

• несброшюрованные рукописные и машинописные материалы.

По степени сохранности документа не принимаются:

• документы, имеющие значительные утраты, повреждения, износ, выцветание текста, повреждения биологического характера (плесень, грибок);

• документы, требующие реставрационных и переплетных работ;

• документы с утраченными переплетами и иными невосстановимыми дефектами;

• документы, не имеющие титульных и выходных данных.

2.6. МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» имеет право отказаться от пожертвования/дара полностью или частично, т.е. включить в библиотечный фонд документы выборочно.

2.7. МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина не приветствует передачу несогласованных предварительно пожертвований /несанкционированных даров. В случае такой передачи МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» не несет ответственности за их утрату или нанесенный им ущерб.

2.8. При приеме пожертвований/даров проводится обязательная проверка качества принимаемых документов. Если они в виду устарелости, физического состояния или других причин не могут быть приняты в библиотечный фонд, об этом сразу сообщается жертвователю. Пожертвование/дарение также может быть отклонено, если даритель требует выполнения условий, нецелесообразных для эффективной деятельности МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

3. Включение пожертвований в библиотечный фонд

3.1. МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» имеет право по своему усмотрению включать в библиотечный фонд и хранить, а также исключать и списывать пожертвованные документы (кроме отнесенных к книжным памятникам, редких и ценных изданий, подлежащих особому учету и хранению) (в соответствии с Федеральным законом от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле», Положением о библиотечном фонде МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» от 06.08.2013 г.).

3.2. Решения о включении подаренных документов в библиотечный фонд принимаются заведующими Отделом комплектования, систематизации и обработки литературы МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» (далее - отдел КСиО) и отделов обслуживания пользователей.

Критерии отбора документов для включения в библиотечный фонд:

• необходимость иметь в библиотечном фонде соответствующие документы, прогнозируемый спрос на них;

• соответствие видов, форматов, интеллектуального уровня, хронологических характеристик, тематического охвата документов профилю комплектования библиотеки;

• научная, историческая, художественная ценность документов;

• маркировка не старше 16+ для художественных изданий;

• наличие/отсутствие в библиотечном фонде аналогичных изданий и их экземплярность;

• физическое состояние документов (оригинальность и цельность переплёта; наличие всех страниц, оригинальность упаковки аудиовизуального материала и др.)

Документ не включается в библиотечный фонд, даже если он соответствует всем перечисленным выше критериям, но имеет желтые страницы, деформации, загрязнения, повреждения от воды; надписи, карандашные пометки, зараженность насекомыми или плесневым грибком;

• вероятности поступления документов из других источников комплектования.

3.3. Безоговорочно включаются в библиотечный фонд следующие документы: издания с автографами, экслибрисами известных деятелей науки и техники, культуры, искусства и литературы; краеведческие издания и документы местной печати, включая «самиздат» (если они имеют все необходимые титульные и выходные данные).

3.4. В затруднительных случаях вопрос о включении пожертвований в библиотечный фонд выносится на обсуждение Комиссии по сохранности библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

3.5. Документы, не включенные в библиотечный фонд, могут быть возвращены дарителю. В случае отказа дарителя принять свой дар, а также, при отсутствии информации о жертвователе, МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» оставляет за собой право распорядиться документами по своему усмотрению без уведомления жертвователей (передать часть изданий на безвозмездной основе в другие учреждения, частным лицам, в фонд букроссинга и пр.).

3.6. Подаренные документы включаются в библиотечный фонд МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» на общих основаниях.

4. Порядок приема и первичного учета пожертвований

4.1. Прием пожертвований осуществляется во всех отделах и структурных подразделениях МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» с их последующей передачей в отдел КСиО без гарантии включения всех принятых изданий в библиотечный фонд на постоянное хранение.

4.2. Прием пожертвований производится:

- непосредственно в помещениях МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина»;

- по месту нахождения документов;

- по почте.

4.3. Поступление документов(изданий) оформляется первичными учетными документами (ФЗ от 06.12. 2011г № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гл. 2, ст. 9), подтверждающими факт их поступления для комплектования библиотечного фонда. К первичным учетным документам могут прилагаться чеки, накладные и др.

4.4. Все дары записываются в Журнал регистрации приема даров/пожертвований (Приложение 2)

В Журнал регистрации приема даров/пожертвований вносится:

- дата приема;

- ФИО жертвователя;

- количество документов, переданных в дар;

- домашний адрес, контактный телефон, e-mail (по желанию дарителя);

- отметки о согласии дарителя на обработку персональных данных и на размещение информации на сайте МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина;

- подпись дарителя, удостоверяющая факт передачи МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» документов в ее собственное распоряжение;

- подпись работника МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина», удостоверяющая факт приема документов. МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» обязуется обеспечить безопасность персональных данных дарителей.

4.5. Одновременно оформляется Акт приема документов (Приложение 3).

В первичном учетном документе допускаются исправления. При этом он должен содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их должности, фамилий и инициалов.

4.6. Издания от дарителей без сопроводительных документов, из неизвестных и анонимных источников, поступивших в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» по почте или иными способами без официальной передачи их библиотеке, либо с сопроводительными документами, не отвечающими требованиям оформления первичных учетных документов, оформляются Актом приема документов с занесением их в Журнал регистрации приема даров/пожертвований и подлежат оценке стоимости поступлений.

4.7. Пожертвования /дары вместе с Актом приема документов передаются в отдел КСиО.

5. Документированное оформление пожертвований в библиотечный фонд

5.1. Основанием для оформления поступления пожертвованных документов в библиотечный фонд служат сопроводительные документы, перечисленные в данном разделе Положения ниже.

5.2. Прием документов, поступающих в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» от юридического или физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется Договором пожертвования (Приложение 6) (ст. 574, 582 ГК РФ) с отражением паспортных данных дарителя или реквизитов юридического лица.

К Договору пожертвования прилагаются:

- Акт приема-передачи, являющийся его неотъемлемой частью (Приложение 7)

- Акт оценки стоимости документов, составленный Комиссией по сохранности библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

5.2.1. Письменное оформление Договора пожертвования обязательно в случаях, когда дарителем выступает юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 (три тысячи) рублей (ст. 574 ГК РФ).

5.2.2. Договор пожертвования заключается с юридическим или физическим лицом (по его просьбе) в двух экземплярах, подписывается директором или лицом, его замещающим, и жертвователем, заверяется печатью учреждения. Один экземпляр Договора передается жертвователю, другой направляется в бухгалтерию МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

5.2.3. По согласованию между МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» и дарителем, пожертвование может быть принято по Акту приема-передачи пожертвования (Приложение 8) без заключения Договора.

5.2.4. Акт приема-передачи пожертвования подписывается директором МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» или лицом, его замещающим, и жертвователем, заверяется печатью учреждения. Один экземпляр Акта приема-передачи пожертвования передается жертвователю, второй направляется в бухгалтерию МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

5.3. При наличии Письма о дарении (от физического лица) (Приложение 4) с указанием цели дарения в общеполезных целях в соответствии с уставной деятельностью МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» оформляется Акт о приеме пожертвования (Приложение 9). При этом Акт о приеме пожертвования направляется в бухгалтерию вместе с письмом о дарении (как волеизъявление одной из сторон).

5.4. Если в пожертвование передаются ценные коллекции, личные библиотеки известных людей, книжные памятники и редкие издания, архивные документы, жертвователю необходимо написать Письмо о дарении. Данный сопроводительный документ будет свидетельствовать о добровольном и безвозмездном пожертвовании в библиотечный фонд и подтверждать права на него МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

5.5. Документы, поступившие в библиотечный фонд от физических лиц (неизвестных дарителей) на безвозмездной основе, оформляются Актом о приеме документов (Приложение 10) с приложением списка поступлений и Актом оценки стоимости документов, подписанных Комиссией по сохранности библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

5.6. Списки документов, принятых в библиотечный фонд, к Актам, направляемым в бухгалтерию (Приложение 11), составляются и визируются заведующим отделом КСиО, им же проставляется отметка о постановке на учет и регистрации поступивших изданий.

5.7. Прием и оценка стоимости документов, поступающих в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» в качестве пожертвования/дара, производится постоянно действующей Комиссией по сохранности библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

По итогам работы Комиссии оформляется отчетная документация в печатном и электронном видах:

- Протокол заседания Комиссии;

- Приложения:

- электронное приложение скриншотов с информацией о рыночных ценах в интернет-магазинах;

- Акт оценки стоимости документов.

5.7.1. Все документы о работе Комиссии собираются в папке «Комиссия по сохранности библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина. Документы по актам дарения». Данные хранятся в печатном и в электронном видах в отделе КСиО.

5.8. Для принятия документов к бухгалтерскому учёту отделом КСиО составляются учетные Акты установленной формы (Приложение 11) (в одном экземпляре), которые подписываются Комиссией по сохранности библиотечного фонда МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина», утверждаются директором МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина», согласовываются с учредителем - Департаментом культуры и искусства Администрации г. Саров и передаются в бухгалтерию МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» ежемесячно. К Актам прикладываются

Договора пожертвования, Акты приема-передачи, Акты оценки стоимости, сопроводительные письма, накладные и др.

5.9. Копии составленных документов, а также их электронный вариант (без подписей) собираются в папке «Пожертвования» и хранятся в отделе КСиО.

5.10. Оформление пожертвований в библиотечный фонд МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» производится в порядке очереди их поступлений.

6. Учёт и обработка документов, пожертвованных в библиотечный фонд

6.1. Учет и обработка всех поступающих в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» документов ведется в Отделе комплектования, систематизации и обработки литературы.

6.2. Все пожертвования, отобранные в библиотечный фонд, ставятся на балансовый учет и проходят дальнейшую технологическую регистрацию и обработку в соответствии с установленным в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» порядком.

6.3. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина», подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и электронном виде.

6.2. Документы, поступившие в библиотечный фонд, используются в работе на общих основаниях, согласно уставной деятельности и Правилам пользования МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

6.2. Издания, включённые в состав пожертвованных коллекций, находятся в общей расстановке и объединяются в коллекции виртуально.

7. Благодарность жертвователям/дарителям

7.1. Наиболее ценные документы, поступившие в течение года, экспонируются на ежегодной выставке пожертвований, организуемой в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

7.2. В адрес дарителей оформляются Письма с благодарностью на фирменном бланке МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» и направляются на почтовый или электронный адрес жертвователей по договоренности. При личной передаче пожертвования дарителю также выражается устная благодарность.

7.3. Информация о наиболее значимых документах, пожертвованных в библиотечный фонд МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» и благодарность дарителям (с их согласия) размещаются на сайте МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

8. Исключение из библиотечного фонда изданий, принятых по актам пожертвования

8.1. Исключение из библиотечного фонда документов, поступивших путем пожертвования, осуществляется на общих основаниях в соответствии с установленными в МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» правилами.

8.2. Ценные издания краеведческого характера, а также издания, отнесённые к книжным памятникам и редким книгам, не подлежат исключению из библиотечного фонда.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение вступает в силу со дня его подписания директором МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

9.2. Образцы и формы сопроводительных документов приводятся в Приложении к настоящему Положению.

9.3. В настоящее Положение могут вносятся изменения и дополнения при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны директором МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина».

Нормативно-правовой основой настоящего Положения являются:

- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ;

- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ;

- Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»;

- Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, утверждённый приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077;

- ГОСТ 7.0-99.

- Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения (введен постановлением Госстандарта Российской Федерации от 07.10.1999 № 334-ст);

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, утверждённый приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст;

- ГОСТ Р 7.0.

- 20-2014. Национальный стандарт Российской Федерации.

- Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

- Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления, утверждённый и введенный в действие приказом Росстандарта от 21.10.2014 № 1367-ст;

- Положение о библиотечном фонде МКУК «ЦГДБ им. А.С. Пушкина» от 06.08.2013 г.